Спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства є Державний комітет архівів України (скорочено Держкомархів України).
Держкомархів України вносить до Кабінету Міністрів України пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи та діловодства і забезпечує її реалізацію; управляє архівною справою та діловодством; розробляє державні програми розвитку архівної справи та діловодства і забезпечує їх виконання; здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання, а також нормативно-методичне забезпечення архівної справи та діловодства і контроль за їх станом.
До пріоритетних завдань у діяльності Держкомархіву належать:
– реформування архівної справи на засадах законодавства про Національний архівний фонд;
– розроблення пропозицій щодо вдосконалення Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, інших законодавчих актів;
– формування Національного архівного фонду, зокрема поповнення його документами культурної спадщини України, що зберігаються за кордоном;
– забезпечення належних умов зберігання Національного архівного фонду;
– посилення впливу держави на недержавний сектор документотворення для забезпечення збереженості соціально значущих архівних документів;
– системна інформатизація архівної справи;
– організація широкого використання архівної інформації для задоволення наукових, соціальних, культурних та інших потреб громадян, суспільства, держави;
– організація і координація наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства й археографії, вдосконалення нормативно-методичної бази діяльності архівних установ;
– забезпечення правового та соціального захисту працівників державних архівних установ;
– здійснення міжнародного співробітництва в галузі архівної справи.
Держкомархів формує Нормативну базу роботи з документною інформацією в межах архівної діяльності.
До нормативної бази належать:
– відповідні Закони України (Про внесення змін до деяких законодавчих актів щодо доставляння обов’язкового безоплатного примірника документів (12 січня 2012 р. № 4319-VI); Про внесення змін до деяких законів України щодо визначення порядку та строків зберігання деяких категорій документів (11 лютого 2010 року № 1877-VI); Про засади запобігання та протидії корупції (11 червня 2009 р. № 1506-VI); Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки (9 січня 2007 р. № 537-V); Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів (22 грудня 2006 р. № 534-V); Про внесення змін до деяких законів України у зв’язку з прийняттям Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”” (6 березня 2003 р. № 594-IV);
– Постанови та розпорядження Верховної Ради України(Про Рекомендації парламентських слухань на тему: “Закордонне українство: сучасний стан та перспективи співпраці” (19 січня 2010 р. № 1807-VI); Про посилення охоронних заходів щодо збереження культурних цінностей (28 листопада 2006 р. № 384-V); Про затвердження Завдань Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки (4 листопада 2005 р. № 3075-IV); Про прийняття за основу проекту Закону України про захист персональних даних (15 травня 2003 р. № 784-IV);
– Укази, розпорядження та доручення Президента України (Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади (від 9 грудня 2010 р. № 1085/2010); Деякі питання організації роботи щодо реалізації заходів з оптимізації системи центральних органів виконавчої влади (від 23 грудня 2010 р. № 1203/2010-рп); Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України (від 13 квітня 2005 р. № 957/2005-рп);
– Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України (Розпорядження від 18 серпня 2010 р. № 1679-р “Про створення галузевого державного архіву Державної прикордонної служби”);
– Накази Міністерства юстиції України, розроблені Укрдержархівом (Про затвердження Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державної архівної служби України від 24.05.2012 № 779/5; Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів від 12.04.2012 № 578/5);
– Накази Укрдержархіву (Держкомархіву, Головархіву) України (Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній архівній службі (06 липня 2012 р. № 120);
– Нормативно-правові акти інших центральних органів виконавчої влади;
– Нормативно-правові акти та методичні документи з архівної справи і діловодства (положення, порядки, переліки, методичні рекомендації, інструкції);
– Архівні стандарти і рекомендації;
– Правила роботи;
– Правила видання документів і пам’яток;
– Регуляторні акти.
Усі документи при надходженні підлягають організації. Організація документів – це комплекс організаційно-правових, науково-методичних і технологічних рішень та заходів. Крім того, документи підлягають обліку. Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.
Облік документів здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:
– архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;
– зони комплектування архіву;
– системи архівних установ України.
На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення облікових документів здійснюється відповідно до вимог, викладених у 6 розділі «Основних правил роботи державних архівів». Власники приватних архівних зібрань облік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгах довільної форми.
Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівних зібрань щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ.
Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота. Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцією з обліку документів в архіві взаємодію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.
Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві, архівних підрозділах та архіві – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.
Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів. Достовірність і повнота обліку гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.
З метою правильної організації обліку складається Інструкція з обліку документів в архіві, що регламентує:
– склад і форми допоміжних облікових документів архіву та облікових баз даних, що ведуться централізовано на рівні архіву, а також склад і форми допоміжних облікових документів, що ведуться в інших підрозділах архіву;
– послідовність виконання у структурних підрозділах робіт з обліку під час надходження або вибуття документів (у тому числі прийнятих на депоноване зберігання або виданих у тимчасове користування) та при проведенні інших робіт із зазначенням по кожному етапу: де, які і ким допоміжні облікові документи та акти-підстави складаються;
– взаємозв’язок обліку, що ведеться у структурних підрозділах, з централізованим обліком, у тому числі періодичність звіряння допоміжних облікових документів;
– порядок контролю за веденням основних і допоміжних облікових документів та дотриманням термінів укладення і подання актів-підстав.
Додатком до Інструкції є Схема обліку документів в архіві, що являє собою відтворену в графічній формі послідовність етапів виконання робіт з обліку надходжень та вибуття документів, їх руху із відображенням взаємозв’язку між підрозділом обліку та структурними підрозділами. Інструкція затверджується наказом директора архіву.
